Agil statt klassisch – Entwicklungstendenzen im modernen Projektmanagement

Was ist agiles Projektmanagement?

Ein Projekt ist nach allgemeinem Verständnis ein einmaliges Vorhaben, bei dem ein vorab genau definiertes Ziel mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen bis zu einem festgelegten Zeitpunkt erreicht werden soll. Das Projektziel bestimmt das strategische Vorgehen. Beim klassischen Projektmanagement sorgt ein Projektmanager dafür, unter Berücksichtigung des Zeitzwangs und der verfügbaren Ressourcen u.a. an Personal, Geld und Material das Ziel termingenau nahe der vorab definierten Qualität zu erreichen. Klassisches Projektmanagement ist ein hochkomplizierter Prozess und erweckt oft den Eindruck reglementierter und bürokratisierter Verwaltung.

Bei bestimmten Projekten, zum Beispiel der modernen Softwareentwicklung, stößt klassisches Projektmanagement insofern an seine Grenzen, als dass es oft genug keine detaillierten Pflichtenhefte mehr gibt, die das Ziel des Projekts vorab genau definieren. Die Entwicklung einer Software wird mit allgemeinen Wünschen des Auftraggebers gestartet, deren technische Umsetzbarkeit vorab nicht immer genau feststeht. Immer wieder wissen Verantwortliche erst nach dem Vorliegen erster Zwischenergebnisse, ob diese ihren Wünschen entsprechen und bringen dann weitere Entwicklungsziele ein. Damit tritt die Rolle des Projektmanagers gegenüber dem handelnden Team zurück. Es sind angepasste Verwaltungsmethoden nötig, um die immer komplexeren IT-Projekte flexibler und schneller zu steuern und vor allem erfolgreich abzuschließen. Agile Softwareentwicklung ist also der Versuch eines angepassten Projektmanagements mit geringem bürokratischen Aufwand, wenigen Regeln und einem meist iterativen Vorgehen. Dieser Ansatz ist wegen seiner Erfolge bei der Softwareentwicklung vor allem durch die frühzeitige Einbeziehung der Auftraggeber, die stärkere Sichtbarkeit des Beitrags der einzelnen Teammitglieder und die stetig sichtbaren Fortschritte sehr populär geworden. Daher wird häufig versucht, diese Grundprinzipien als agiles Projektmanagement zusammen mit populären und nicht unumstrittenen Methoden wie Scrum oder Extreme Programming auf Bereiche anzuwenden, die üblicherweise durch klassisches Projektmanagement abgedeckt werden.

Kommunikation in Scrum-Projekten - © 2010 Peter Hellberg / Flickr

Kommunikation in Scrum-Projekten - © 2010 Peter Hellberg / Flickr

Scrum ist Teamarbeit - © 2011 Klean Denmark / Flickr

Scrum ist Teamarbeit - © 2011 Klean Denmark / Flickr

Vorteile im Vergleich zum “klassischen” Projektmanagement

Agiles Projektmanagement ist vor allem populär, weil es das Projektteam stärker in den Projektablauf integriert und dadurch individueller am Erfolg des Projekts beteiligt. Außerdem erscheinen auf den ersten Blick folgende Unterschiede im Vergleich zum klassischen Projektmanagement als Vorteile:

  • Größere Projekte werden in kleinere Teilprojekte zerlegt, so genannte Sprints. Diese haben jeweils klar definierte eigene Ziele, die dann in der Summe bzw. nach weiterer Präzisierung das Gesamtziel des Projekts ergeben.
  • Falls sich bei der Erreichung der Zwischenziele oder definierter Meilensteine, z.B. nach Erstellung eines Prototypen, Änderungen am Gesamtziel ergeben, können diese schnell in die Planung des weiteren Projektverlaufs einfließen.
  • Durch kontinuierlichen Informationsaustausch insbesondere bei der Auswertung der Sprint-Ergebnisse und der Festlegung der unmittelbar nächsten Teilziele entsteht höchstmögliche Transparenz: Alle Projektbeteiligten haben zu jedem Zeitpunkt vollständige Transparenz im Hinblick auf den aktuellen Entwicklungsstand. Durch die permanente Diskussion in der Gruppe schreitet das Erreichen des Projektziels etappenweise voran.
Sprintplanung - © 2014 Oliver Tacke / Flickr

Sprintplanung - © 2014 Oliver Tacke / Flickr

Nachteile im Vergleich zum “klassischen” Projektmanagement

Mittlerweile liegen Erfahrungen vor, wie sich das agile Projektmanagement in Bereichen außerhalb der Softwareentwicklung platziert. Naturgemäß wird oft versucht, IT-Projekte agil zu managen. In der Literatur werden folgende Nachteile benannt:

  • Die Zergliederung des Projektablaufs in Sprints mit eigenen Teilzeilen birgt die Gefahr, dass das Augenmerk immer nur auf den kleinschrittigen Fortschritt gelegt wird. Es besteht die Gefahr, das eigentliche Projektziel aus den Augen zu verlieren und mit „Tunnelblick“ nur kurzfristige Lösungen zu schaffen.
  • Da sich als Konsequenz der bei den Sprints erreichten Teilergebnisse oft genug Anforderungen verändern, sind Kosten-, Budget- und Terminplanung ebenfalls nur kleinschrittig möglich. Die Gesamtkosten des Projektes können im schlimmsten Fall aus dem Ruder laufen.
  • Bei einem Großprojekt gibt es kaum Koordinierungsmöglichkeiten zwischen mehreren Teams, da das agile Projektmanagement den Prozess nur innerhalb eines Teams plant, nicht aber die Koordination zwischen verschiedenen Projektteams.
  • Agiles Projektmanagement reduziert die Kontrolle und basiert auf mehr Vertrauen. Daher hängen die Ergebnisse stark von sich selbst organisierenden Teams ab.

Fazit

Letztlich zeigen die aktuellen Entwicklungen, dass es nicht um eine Entscheidung darüber geht, klassisches Projektmanagement durch agiles Projektmanagement zu ersetzen. Vielmehr haben sowohl agile als auch klassische Methoden ihre Daseinsberechtigung innerhalb des Projektmanagements, die ein vorab definiertes Ziel mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen bis zu einem festgelegten Zeitpunkt realisieren sollen. Die Auswahl der Methode hängt auch von der Größe und den Anforderungen eines Projektes ab. Formal gesehen eignet sich agiles Projektmanagement für kleinere Projekte mit bis zu 10 Team-Mitgliedern.

Bei größeren Projekten kann die Kombination von beiden Methoden effektiv sein: In diesem Fall legt die klassische Projektplanung den Rahmen fest und behält das Gesamtprojekt unter Kontrolle, also beispielsweise Budget, laufende Kosten, Meilensteine, Termine u.a. Kleinere, geeignete Teilprojekte werden aus der Sicht des Projektmanagements zwar generell gesteuert, im Detail aber agil umgesetzt. Mit diesem „Hybridmodell“ können beide Methoden ihre Vorteile ausspielen, das Gesamtprojekt kann schneller zu marktnahen Ergebnissen führen und durch die Teamarbeit alle Beteiligten zufriedener stellen.

Falls das Projektmanagement durch eine moderne Softwarelösung unterstützt werden soll, wachsen die Anforderungen vor allem bei der Abbildung der agilen Anteile. Die passende Software für das Projektmanagement darf also keine starre Struktur vorgeben. Die Software muss Lösungen für die Projektumsetzung bieten, z.B. durch unbegrenzt viele Hierarchien in der Aufgabenverwaltung und beliebige Zuordnungen, ohne durch das starre Konzept von Meilensteinen eingeengt zu werden. Comindware ist beispielsweise ein Anbieter, der sich mit seiner Lösung Comindware Project klar im Bereich flexiblen Projektmanagements positioniert hat.

Agil statt klassisch? Die Entwicklungstendenzen im modernen Projektmanagement scheinen erkennbar auf die Anwendung agiler Methoden in der Kombination mit klassischem Projektmanagement hinzudeuten. Daher stellt sich statt einer Entscheidung für oder gegen eine dieser Methoden wohl eher die Frage, in welchem Rahmen agile Methoden sinnvoll eingesetzt werden können. Was meinen Sie dazu?

Autor: Matthias Höpfl, Comindware GmbH

Matthias Höpfl berät und arbeitet für verschiedene Software-Unternehmen in den Bereichen Marketing und Kommunikation. Er war zuvor in unterschiedlichen Agenturen sowie auf Herstellerseite tätig, unter anderem als PR Manager CEE für Acronis. Matthias Höpfl studierte Sozialwissenschaften und Marketing an der Hochschule für Politik München und an der VWA München und absolviert neben seiner beruflichen Tätigkeit ein Master-Programm der FOM Hochschule für Oekonomie und Management.


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Winfried Kempfle

About Winfried Kempfle

Winfried Kempfle arbeitete 20 Jahre als Berater im Inhouse-Management Consulting und in verschiedenen Strategie- und Business Develoment-Bereichen der Siemens AG. Er ist zertifizierter Web Business Manager und besitzt vielfältige Erfahrungen in Strategieplanung und Strategieprojekten, im Marketing und Projektmanagement sowie in Markt- und Wettbewerbsanalyse.
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