Einführung von Methoden und Verfahren des Projektmanagements

Projektmanagement ist aus der unternehmerischen Praxis von heute nicht mehr wegzudenken: Egal ob es sich um Großprojekte beim Bau von Industrieanlagen, Verkehrswegen oder Gebäuden handelt oder um Projekte zur Entwicklung neuer Produkte, zur Einführung von IT-Systemen, um Web- und Software-Projekte oder Marketing-Kampagnen – in jedem dieser Fälle können die Vorhaben nur mit einem wirkungsvollen Projektmanagement realisiert und zu einem erfolgreichen Abschluss geführt werden.

Weshalb Projektmanagement so wichtig ist, erkannt man, wenn man sich einige typische Problembereiche vor Augen führt, die in Projekten immer wieder zu beobachten sind. Dazu gehören etwa

  • Terminverschiebungen, d.h. das gewünschte Produkt bzw. Projektergebnis wird zu spät geliefert bzw. fertiggestellt,
  • Kostenüberschreitungen, d.h. das vorgegebene Budget wird nicht eingehalten,
  • Fehler in Zwischen- und Endergebnissen, wobei die Behebung der Fehler wiederum zusätzlich Zeit und Geld kostet, oder eine
  • unvollständige Festlegung bzw. eine falsche Priorisierung der Projektziele.

Genau an dieser Stelle setzt nun Projektmanagement an: Projektmanagement dient dazu, dass die genannten Probleme möglichst erst gar nicht auftreten oder zumindest die Auswirkungen dieser Probleme so gering wie möglich gehalten werden.

Auch wenn ein Projekt definitionsgemäß ein Vorhaben ist, welches durch die Einmaligkeit seiner Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, kommt jedoch unter Effizienz- und Qualitätsgesichtspunkten der Wiederholbarkeit bestimmter Abläufe und Aufgaben und damit der Standardisierung von Projektprozessen eine enorme Bedeutung zu. So lassen sich beispielsweise Produktentwicklungsprojekte nach einem gewissen immer wieder gleichen Ablaufschema organisieren, auch wenn der Projektgegenstand – also das zu entwickelnde Produkt – jedes Mal ein anderer ist.

Auch die Projektmanagement-Aktivitäten sind von ihrer Natur her in jedem Projekt ähnlich, auch wenn die Projektinhalte gänzlich unterschiedlich sind: Denn in jedem Projekt geht es zunächst um Zieldefinitionen und um Planungsaufgaben, sodann um die laufende Koordination der Projektarbeiten und die regelmäßige Überwachung des Projektfortschritts sowie die Überprüfung der Qualität der Arbeitsergebnisse.

Deshalb lohnt es sich sehr, in Unternehmen oder Bereichen, in denen Projekte ähnlicher Art wiederholt durchgeführt werden, ein Projektmanagement-System einzuführen, das für alle Projekte gültig und zwingend anzuwenden ist. Dieses PM-System besteht im Wesentlichen aus Methoden, Verfahren und Tools des Projektmanagements, die für den betreffenden Anwendungsbereich besonders geeignet und auf die Anforderungen der Projekte dieses Bereichs speziell angepasst sind.

Die nachfolgende Darstellung zeigt typische Merkmale von Unternehmen, die noch nicht über solch eine durchgängig angewandte PM-Methodik verfügen, sowie Lösungsansätze für die Etablierung eines PM-Systems und die Vorteile, die sich daraus ergeben:

Situation bei der Einführung eines Projektmanagement-Systems

Zu einem wirksamen Projektmanagement-System gehören deshalb insbesondere folgende Komponenten:

  • Erarbeitung einer adäquaten Standard-Projektablauforganisation mit Definition von Projektphasen und zu realisierenden Meilensteinen als wesentliche Zwischenergebnisse.
  • Festlegung, welche Organisationsform (Aufbauorganisation) generell bei der Projektabwicklung zur Anwendung kommen soll.
  • Definition von Kriterien für die Benennung von Projektleitern sowie Bestimmung der Zuständigkeiten und Kompetenzen der Projektleiter.
  • Beschreibung des Projektmanagement-Prozesses, also der wahrzunehmenden Aufgaben vor allem bei der Zielklärung, Projektplanung, Projektüberwachung und Projektsteuerung.
  • Bestimmung der im Projektmanagement-Prozess zu erzielenden Ergebnisse sowie deren inhaltliche und formale Beschreibung.
  • Festlegung der im Projektmanagement-Prozess zu verwendenden Methoden und Verfahren.
  • Auswahl eines geeigneten Projektmanagement-Tools zur Unterstützung der anfallenden Projektmanagement-Aufgaben insbesondere in der Planungsphase und beim Projektcontrolling.

Die Einführung eines Projektmanagement-Systems im Unternehmen erfolgt zweckmäßigerweise selbst als Projekt, damit die genannten Komponenten, aus denen das PM-System bestehen soll, systematisch konzipiert und geplant sowie effizient realisiert werden können. Besondere Bedeutung kommt hierbei der Schulung der Mitarbeiter zu, damit diese alle Bestimmungen und Festlegungen des PM-Systems kennen und die entsprechenden Aufgaben und Methoden sicher beherrschen. Empfehlenswert ist in diesem Zusammenhang, die im PM-System beschriebenen Methoden, Prozesse und Verfahren zunächst in ausgewählten Pilotprojekten zu trainieren und zu erproben, um deren Wirksamkeit und Akzeptanz zu testen und gegebenenfalls Nachbesserungen vornehmen zu können.

Die folgende Abbildung skizziert eine idealtypische Vorgehensweise in 5 Phasen bei einem solchen Projekt zur Einführung eines PM-Systems und beschreibt die wichtigsten Aufgaben, die während der verschiedenen Ablaufschritte anfallen:

Vorgehensweise bei der Einführung eines Projektmanagement-Systems

Vorgehensweise bei der Einführung eines Projektmanagement-Systems


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Winfried Kempfle

About Winfried Kempfle

Winfried Kempfle arbeitete 20 Jahre als Berater im Inhouse-Management Consulting und in verschiedenen Strategie- und Business Develoment-Bereichen der Siemens AG. Er ist zertifizierter Web Business Manager und besitzt vielfältige Erfahrungen in Strategieplanung und Strategieprojekten, im Marketing und Projektmanagement sowie in Markt- und Wettbewerbsanalyse.
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